Charte sur le respect de la vie privée

Version en date du 12 décembre 2018

Le respect de votre vie privée est, pour Inceptive, une priorité. Par la présente charte sur le respect de la vie privée, que nous vous invitons à lire très attentivement, nous tenons à être le plus transparent possible sur la manière dont nous sommes susceptibles de collecter et traiter vos données à caractère personnel.

Si, néanmoins, une question subsistait concernant ce document, n’hésitez pas à contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse e-mail suivante : dpo@robofabrica.tech

1. Préambule et champ d’application

La présente Charte sur le respect de la vie privée (ci-après la « Charte ») vous permet de savoir pourquoi et comment la société Inceptive SAS (ci-après « Inceptive » ou « nous »), qui édite le site internet  accessible à l’adresse URL : https://app.robofabrica.tech(ci-après le « Site »), collecte, traite et protège vos données à caractère personnel. Cette Charte énumère également l’ensemble de vos droits et détaille les moyens dont vous disposez pour en maîtriser l’usage que nous en faisons.

Attachant une importance capitale à la protection de votre vie privée, nous mettons un point d’honneur à vous proposer un service parfaitement conforme au cadre législatif strict relatif à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel issu des dispositions du Règlement général sur la protection des données n° 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dans sa dernière version en vigueur (« Loi Informatique et Libertés »).

Cette Charte s’applique à tous les traitements de données à caractère personnel que nous mettons en œuvre, en tant que responsable de traitement, à l’égard de tout  visiteur du Site ou utilisateur de notre plateforme de conception et de développement de chatbots ROBO FABRICA.

Nos règles de confidentialité ne s’appliquent pas aux visiteurs de chatbots conçus par les utilisateurs de notre plateforme ROBO FABRICA (ci-après « Utilisateur Final »), quel que soit le canal conversationnel utilisé, puisque nous n’agissons, à leur égard, qu’en qualité de processeur de données.

En outre, lorsque les utilisateurs de notre plateforme sollicitent le déploiement de leur(s) chatbot(s) sur les plateformes de messaging Facebook Messenger ou Telegram, nous ne pouvons en aucune façon être tenus pour responsables de la façon dont ces sites collectent et traitent les données à caractère personnel des Utilisateurs Finaux. Nous invitons ces derniers à se référer, au préalable, aux conditions d’utilisation et aux politiques de confidentialité de ces services de messagerie instantanée.

Enfin, à l’occasion de votre navigation sur notre Site, en qualité de simple visiteur ou d’utilisateur de notre interface, vous êtes susceptible de voir apparaitre des contenus comportant des liens vers des sites web de tiers. Nous vous informons que n’avons aucune maîtrise sur les cookies ou autres fonctionnalités utilisées par ces sites web de tiers et que les traitements de données à caractère personnel qu’ils seraient susceptibles de mettre en œuvre ne sont pas régis par la présente Charte.

2. Définition

« Données à caractère personnel ou données personnelles » : désignent toute donnée permettant l’identification, directe ou indirecte, d’une personne physique ;

« Traitement de données » : désigne les opérations réalisées sur les données à caractère personnel, et notamment la collecte, l’enregistrement, la transmission ou la communication ;

« Responsable de traitement ou contrôleur de données » : désigne l’entité juridique chargée de la détermination des finalités du traitement et des moyens mis en œuvre ;

« Sous-traitant ou processeur de données » : désigne l’entité juridique qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement. d’une autorité de contrôle comme la CNIL (www.cnil.fr).

3. Identification du titulaire responsable du traitement

Le responsable de traitement de vos données à caractère personnel est la Société Inceptive, société par actions simplifiée, dont le siège social est situé 4 boulevard Édouard Rey à Grenoble (38000), immatriculée au RCS de Grenoble sous le numéro 833 016 504.

Le représentant du responsable de traitement est Madame Corinne REBOUAH.

Nous rappelons par ailleurs aux utilisateurs de notre plateforme de création de chatbots qu’ils sont les seuls responsables du traitement des données à caractère personnel des Utilisateurs Finaux.

4. Acceptation de nos règles de confidentialité

La présente Charte fait partie intégrante des Conditions Générales de Service et d’Utilisation du SaaS ROBO FABRICA. En conséquence, en navigant ou en vous inscrivant sur notre Site, vous déclarez avoir lu, compris et accepté sans restriction ni réserve d’être lié par la présente Charte sur le respect de la vie privée ainsi que par nos Conditions Générales. Aussi, si vous êtes en désaccord avec l’un de leurs termes, vous pouvez décider de ne pas utiliser nos services, et vous ne devez, en aucun cas, nous communiquer vos données à caractère personnel.

5. Type d’informations collectées

Notre activité rend nécessaire la collecte de certaines de vos informations personnalisées. Toutefois, dans le cadre de la délivrance de nos services, nous veillons scrupuleusement au principe de minimisation, duquel il résulte que nous ne nous engageons à collecter que les données strictement nécessaires aux finalités définies au paragraphe 6 ci-après.

            5.1 À l’occasion d’une demande d’information ou de démonstration de notre solution

 Dans le cadre d’une demande d’information ou d’une demande de démonstration, nous collectons les informations personnelles figurant au sein de notre formulaire de contact, à savoir : nom, raison sociale, adresse e-mail et message du client.

            5.2 Lors de la création de votre compte sur la plateforme robofabrica.tech

Lors de votre inscription sur le Site, nous collectons les informations personnelles que vous avez acceptées de nous communiquer dans le cadre de la création de votre compte personnel, à savoir, vos nom ou raison sociale, prénom(s), sexe, adresse e-mail,  numéro de téléphone portable ou fixe, adresse postale, numéro de TVA, pseudonyme et question de sécurité.

            5.3 Lors de votre navigation sur le Site et/ou à l’occasion de l’administration de votre chatbot sur notre plateforme

Nous archivons certaines informations liées à votre navigation sur le Site en utilisant des cookies.

Pour faire simple, un cookie (ou traceur) est un témoin de connexion désignant un fichier texte qu’un site web est susceptible de stocker sur le disque dur de votre ordinateur lors de votre première connexion. Il permet au site web émetteur d’identifier le terminal dans lequel il est enregistré pendant la durée d’enregistrement ou de validité du cookie.

La navigation sur le site https://app.robofabrica.tech peut entraîner le dépôt de cookies sur votre terminal de connexion. Les cookies que nous utilisons nous servent principalement à stocker vos informations de sessions sur notre serveur et à améliorer votre expérience de navigation. Sans ces cookies, nous ne pouvons retrouver le fil de votre conversation avec le chatbot. Ainsi, une fois connecté à votre chatbot, vous y êtes identifié pendant huit (8) heures (à chaque interaction avec notre plateforme, votre session sera valable pendant les huit (8) prochaines heures).

Vous serez tout naturellement averti de l’existence des cookies et de leurs finalités dès votre première connexion sur le Site, par la présence d’un bandeau d’information placé en haut de la page d’accueil. Vous pourrez ainsi décider de l’accepter en cliquant sur « J’accepte » ou de le refuser. Vous pouvez désactiver la fonction cookie en configurant les paramètres de votre navigateur. Les fonctionnalités de chaque navigateur étant différentes, nous vous invitons à vous référer à la rubrique « Aide » de votre navigateur pour de plus amples informations sur la façon de refuser ou désactiver l’utilisation de cookies.

Toutefois, en refusant d’accepter les cookies, vous ne pourrez peut-être pas utiliser certaines fonctionnalités de notre Site.

En tout état de cause, si vous acceptez l’utilisation de cookies, ceux-ci seront détruits à l’expiration d’un délai de huit (8) heures après le dépôt sur votre terminal. Le renouvellement de votre accord sera nécessaire à l’expiration de cette durée.

            5.4 Données personnelles obtenues par l’intermédiaire des utilisateurs de notre plateforme ROBO FABRICA

Comme précédemment indiqué, nous recueillons des informations personnalisées sur les Utilisateurs Finaux sous la direction exclusive des utilisateurs de notre plateforme et n’entretenons aucune relation directe avec les Utilisateurs Finaux. Aussi, les utilisateurs de notre plateforme ROBO FABRICA se doivent d’informer les Utilisateurs Finaux, de quelque manière et sous quelque forme que ce soit, de l’ensemble des moyens mis à leur disposition pour exercer leurs droits et, notamment, solliciter la suppression éventuelle de leurs données. Étant rappelé aux utilisateurs de notre plateforme que seule l’opt-in permet d’obtenir le consentement exprès et légalement valable de l’Utilisateur Final.

Étant entendu qu’INCEPTIVE ne cède ni ne loue les données contenues dans les conversations des Utilisateurs de la plateforme ROBO FABRICA.

Eu égard aux éléments précédemment exposés, INCEPTIVE ne pourra procéder à la divulgation à des tiers de Données à caractère personnel afférentes à des Utilisateurs Finaux que :

  • sur autorisation du Client attestant du fait que le tiers titulaire des Données à caractère personnel a lui-même autorisé cette divulgation ;
  • sur demande des autorités légalement compétentes ;
  • sur réquisition judiciaire ;
  • dans le cadre d’un contentieux judiciaire.

Enfin, la visite d’un Utilisateur Final sur le chatbot conçu par un utilisateur de notre plateforme ROBO FABRICA entraînera le dépôt de cookies sur son terminal de connexion. Ses informations de session seront stockées afin que le fil de sa conversation avec le chatbot puisse être retrouvé. Une fois connecté au chatbot, l’Utilisateur Final y est identifié pendant huit (8) heures.

6. Finalités de la collecte

Les traitements que nous mettons en œuvre répondent à des finalités légitimes, explicites et clairement déterminées. Vos données à caractère personnel peuvent ainsi être traitées pour les seules finalités ci-après exposées :

  • pour nous permettre de traiter vos demandes d’information, de répondre à l’ensemble de vos interrogations concernant notre solution et d’adapter nos offres. Le traitement repose alors sur votre consentement (article 6-1-a du RGPD). Tout naturellement, il vous sera possible, tel que prévu à l’article 7 du RGPD, de retirer votre consentement à tout moment, sans que ce retrait ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait ;
  • pour vous permettre de vous abonner et d’accéder à nos services (gestion de votre demande d’ouverture de compte et de mise en place de votre abonnement). Le traitement est alors nécessaire  pour l’exécution du contrat entre vous et Inceptive ;
  • pour la gestion et le suivi de notre relation commerciale, afin, notamment, de vous fournir un service personnalisé et efficace ainsi que pour la réalisation des tâches administratives et comptablesyafférentes. Le traitement est alors nécessaire pour l’exécution du contrat entre vous et Inceptive ;
  • pour l’optimisation et l’amélioration des interactions de l’Utilisateur Final avec les chatbots que vous administrez et la résolution de tout problème ou dysfonctionnement pouvant survenir. Le traitement est alors nécessaire pour l’exécution du contrat entre vous et Inceptive ;
  • pour toute autre utilisation susceptible d’améliorer nos services et le fonctionnement de notre plateforme de création de chatbot Inceptive. Nous considérons qu’il est dans notre intérêt légitime de nous assurer que notre plateforme réponde au mieux aux attentes de nos utilisateurs, afin de préserver et développer notre activité. Tout naturellement, cette finalité sera poursuivie sans porter atteinte à vos droits et liberté ;

Toute utilisation de données à caractère personnel dans un autre dessein que ceux-ci-avant exposés recquierera votre accord préalable exprès.

7. Destinataires des données collectées

Sachez que nous ne partageons, ni ne vendons ou transférons vos donnée personnelle avec des tiers à des fins commerciales. Vos données personnelles ne peuvent servir qu’à l’amélioration de nos services.

Pour des besoins de traitement externe, vos données à caractère personnel peuvent, le cas échéant, être transmises à des tiers sous-traitants pour la bonne exécution de notre contrat. Nous utilisons des services tiers pour :

Ces prestataires de confiance traiteront vos informations personnelles pour notre compte, selon nos instructions, et conformément aux termes de la présente Charte. Ces tiers n’auront accès à vos données personnelles que pour exécuter les finalités poursuivies au moment de la collecte desdites données et seront par ailleurs tenus aux mêmes obligations de confidentialité et de sécurité qu’Inceptive.

Conformément aux dispositions légales applicables, nous pouvons être amenés à divulguer à un tiers vos données à caractère personnel si :

  • nous y sommes contraints par la loi ou le règlement, ou encore si cette divulgation est rendue nécessaire pour le bon déroulement d’une enquête ou d’une procédure administrative ou judiciaire de toute nature, en France ou à l’ étranger ;
  • devait intervenir une fusion ou acquisition de tout ou partie d’Inceptive par un tiers, ce que vous acceptez ;
  • nous devons nous prémunir contre toute atteinte aux droits ou à la propriété d’Inceptive, y compris la nécessité de voir la présente charte respectée.

Enfin, sachez que nous ne transférons aucune donnée à caractère personnel de nos utilisateurs en dehors du territoire national.

8. Conservation des données

Vos données à caractère personnel sont conservées pour une durée limitée à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées. Vos informations personnelles peuvent cependant être conservées pour une plus longue durée afin que nous puissions nous conformer aux obligations légales et notamment aux délais de prescription applicables. Bien évidemment, nous nous engageons à effacer lesdites données à l’issue de ces différentes durées :

  • les données recueillies à l’occasion de demandes d’information ou de démonstration seront conservées pour la durée nécessaire au traitement desdites demandes et, en tout état de cause, pendant une durée maximale de douze (12) mois à compter de votre demande à défaut d’établissement d’une relation contractuelle ;
  • les données relatives à votre abonnement, à l’utilisation de notre interface ainsi qu’à vos paiements seront conservées pour toute la durée de notre relation contractuelle. La fermeture de votre compte personnel entraîne alors la suppression de toutes les données personnelles permettant votre identification. Cependant, nous pouvons conserver certaines de vos données personnelles pour une période postérieure à la clôture de votre compte utilisateur et ce, afin de satisfaire à nos obligations légales (ex, identification des auteurs de contenus), comptables et fiscales, et ce, dans la limite des délais de prescription applicables. Bien évidemment, dans cette hypothèse, vos données personnelles seront désactivées et ne seront plus accessibles en ligne mais conservées uniquement sous forme d’archives ;
  • les logs de conversation des chatbots, nécessaires aux entrainements et à la mesure de l’efficacité du service, seront conservés pour une durée maximale de treize (13) mois.

9. Sécurité de vos données à caractère personnel

La protection de votre vie privée revêt une importance capitale pour Inceptive. À  cet effet, nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles afin que soit évité tout incident pouvant conduire à la destruction, l’altération, la modification, l’accès et la divulgation non autorisés des données personnelles que nous détenons.

En premier lieu, nous avons, sans que cette liste ne soit exhaustive, mis en œuvre les mesures techniques suivantes : technologie TLS (certificat SSL), chiffrement intégral de la plateforme (données stockées ainsi que serveurs).

Bien évidemment, nos sous-traitants ont également déployé des mesures appropriées pour assurer la sécurité et l’intégrité de vos données personnelles.

En second lieu, sur le plan organisationnel, nous avons limité le nombre de personnes ayant accès à vos données personnelles. Leur accès est limité aux collaborateurs et prestataires d’Inceptive qui en ont besoin dans le cadre de l’exécution de leur mission. Toutes les personnes ayant accès à vos données personnelles sont liées par un devoir de confidentialité et s’exposent à des sanctions si elles ne respectent pas leurs obligations.

Toutefois, même si nous assurons un niveau de sécurité approprié, compte tenu de l’état des connaissances, et des finalités du traitement ainsi que de la probabilité de réalisation du risque, aucune mesure de sécurité n’est infaillible et il nous est impossible de vous garantir une sécurité absolue. Aussi, nous vous invitons à faire le choix d’un mot de passe suffisamment protecteur lors de la création de votre compte personnel sur notre plateforme et de ne le communiquer à personne. Si votre ordinateur est partagé, n’oubliez pas de vous déconnecter ou de changer de session avant de quitter notre service.

10. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Conformément à la règlementation applicable, et notamment les articles 15 à 22 du RGPD et les articles 38 à 40 de la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 dans sa dernière version, vous pouvez, à tout moment, sous réserve de justifier de votre identité, exercer :

  • un droit d’information et d’accès, vous permettant, par exemple, de vérifier les données vous concernant que nous conservons ;
  • un droit de rectification et d’effacement. Vous pouvez ainsi exiger que soient rectifiées, complétées, clarifiées, mises à jour ou effacées, les informations vous concernant qui sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées ;
  • un droit à la limitation du traitement ;
  • un droit à la portabilité. Vous avez le droit à ce que les données personnelles que vous avez fournies vous soient rendues ou, lorsque cela est techniquement possible, transférées à un tiers ;
  • un droit d’opposition au traitement ;
  • un droit de suppression ;
  • un droit de donner des instructions concernant le traitement ultérieur de vos données personnelles après votre décès ;
  • un droit de retirer votre consentement. Par exemple, si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles (ex, cookies…), vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait ne porte pas atteinte à la licéité des opérations de traitement effectuées avant celui-ci ;
  • un droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée, y compris de profilage.

Vous pouvez exercer à tout moment les droits ci-dessus listés en nous contactant via l’adresse mail : support@robofabrica.tech

Nous nous engageons à vous répondre dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Conformément au RGPD, nous nous réservons la possibilité de prolonger ce délai de deux mois en raison de la complexité et du nombre de demandes. Vous serez alors informé des motifs du report dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

En cas de contestation ou de désaccord, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle comme la CNIL (www.cnil.fr).

11. Mise à jour et modification de notre Charte

Eu égard aux avancées technologiques et compte-tenu des évolutions législatives et règlementaires constantes, nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente Charte à tout moment. Dans une telle hypothèse, la date de mise à jour de la Charte apparaîtra en haut de ce document. Il vous est donc recommandé de la consulter régulièrement.

Si nous apportons à nos règles de confidentialité des modifications que nous jugeons substantielles, vous en serez tout naturellement tenus informés via un avis publié sur notre Site ainsi que par l’envoi d’un e-mail à l’adresse que vous nous avez fournie.